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CERN ST/DI/SP (2000- 019)

10 février 2000

Compte rendu n° 96

de la réunion des chefs de groupe ST

du 8 février 2000

Présents : J.L. Baldy - E. Cennini - R. Charavay - A. Charkiewicz - P. Chevret - P. Ciriani - C. Jacot - H. Laeger - P. Ninin - S. Prodon - J. Roche - A. Scaramelli - M. Wilhelmsson

Excusés : J. Blondel

Invités : A. Dagan - U. Epting - V. Hatton / PE - J. Inigo-Golfin - B. Jenssen - J. Pedersen - R. Rayson / PE - M. Robin / DG - J. Van der Boon / PE - T. Watson - W. Zapf / PE

1. Approbation du compte rendu n° 95

Le compte rendu n° 95 est approuvé sous réserve de la prise en compte des remarques de H. Laeger.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Planning des appels d'offres LHC

K. Foraz a préparé une liste des appels d'offres futurs et en cours pour le projet LHC. Elle comprend à la fois les estimations et le planning de lancement des appels d'offres. Cette liste est distribuée aux chefs de groupe pour commentaires avant mercredi midi.

2.2. MOAS

Les listes individuelles des non-conformités relevées dans chacun des MOAS ont été distribuées aux chefs de groupe. Il aurait peut-être été plus intéressant de s'attacher d'avantage au fond, notamment à la détermination des objectifs et à l'appréciation des résultats.

2.3. Panneaux d'interdiction de fumer

Les panneaux sont commandés.

2.4. Coopérants & Fellows

La division ST a formulé 3 demandes.
Il faudra d'autre part trouver un remplaçant, pour ce poste stratégique, à H. Laeger dont le mandat se termine à la fin de l'année.

2.5. Descriptions de fonctions

A. Pérosino a préparé une liste récapitulative des changements de groupe opérés au cours des deux dernières années avec les commentaires figurant sur le PAF concernant les fonctions. Les chefs de groupe sont donc invités à examiner cette liste et réécrire les descriptions de fonction qui le méritent. Par la même occasion ils vérifieront la cohérence de l'ensemble des descriptions de fonction afférentes à leurs groupe et prépareront le cas échéant les documents nécessaires.

3. Nomination du représentant ST dans le groupe de travail LHC Controls Project

La division ST n'aura qu'un seul représentant qui s'exprimera au nom du groupe de travail ST sur les systèmes de contrôle. U. Epting est nommé représentant ST dans le groupe de travail LHC Controls Project. Il devra se tenir en contact avec les différents groupes ST, notamment en matière de process control.

4. Revue des projets : projets divisionnaires, projets de groupe et projets LHC

J.L. Baldy rappelle que toutes ces listes de projets sont disponibles sur le Web. Cette présentation a pour objet de faire le point sur les projets existants et d'enregistrer les nouveaux projets.
Les éventuelles corrélations entre ces listes de projets et les allocations financières du budget projet feront l'objet d'une réunion particulière.

4.1. Projets de division

Electron Laboratory for Europe (ELFE) : R.A.S.
Bunker de stockage à Prévessin (BSRP 854) : Le permis de construire et les appels d'offres ont été lancés.
CLIC Test Facility phase 3 (CTF3) : R.A.S.
Restructuration du réseau d'eau du CERN : R.A.S.
CERN Neutrino beam to Gran Sasso (CNGS) : Les contraintes liées à l'INB sont à l'étude et une mini étude d'impact est en préparation. Il n'est pas certain que les travaux pourront démarrer en août du fait des contraintes environementales..
Time of Flight Experiment (TOF) : Les travaux de construction sont en cours.
Upgrade of Infrastructure for LHC Computing : Compte tenu de la nouvelle évolution du projet (abandon du projet d'installation de robot au bâtiment 186), A. Funken en fera le point au cours de la prochaine réunion des chefs de groupe, en présence du demandeur.
Third Prevessin Compensator and Filter, renovation of the BE substation : Le comité de spécification est organisé et l'appel d'offres devrait sortir en fin de semaine. W. Van Baaren est le correspondant CE. La désignation de correspondants d'autres groupes n'est pour l'instant pas nécessaire.
Rénovation des portes et mise en conformité des ascenseurs : Ce projet est financé par la réserve DG. Il doit se terminer pour la fin de l'année avec le remplacement des 30 derniers ascenseurs.
CERN Safety Alarm Monitoring (level 3) : Le market survey est sorti en décembre. L'appel d'offres devrait être prêt en avril, pour le Comité des Finances de décembre.
Millenium Bug (Y2K) : Ce projet est à éliminer.
TIM Technical Infrastructure Monitoring : Ce projet utilisera cette année les ressources budgétaires d'opération du groupe MO.
Démantèlement du LEP : Les correspondants de groupes sont les représentants ST au sein du comité exécutif du démantèlement du LEP. La nomination d'un chef de projet ST s'impose. Il s'agit de coordonner les appels d'offres et l'utilisation des contrats et de vérifier la faisabilité. Pour l'instant la direction du projet est assurée de manière collégiale par les trois représentants les plus impliqués : G. Kowalik, I. Ruehl et R. Charavay.
Mise en sécurité du Main Building : Ce projet est en phase de globalisation. Il sera présenté au demandeur fin février, après une discussion en réunion des chefs de groupe. Il s'agit en fait de combiner 4 projets :

la mise en sécurité,
la réfection des sanitaires,
le traitement anti-carbonatation de la façade,
la mise en place d'un système de contrôle d'accès.

A. Scaramelli mentionne également l'étanchéité des fenêtres.
P. Ciriani indique qu'une allocation de la réserve DG d'un montant de 1 MCHF a été accordée pour la partie sécurité / feu.
L'estimation globale du projet pourrait se décliner en plusieurs options, permettant au demandeur de choisir la variante qui lui convient Un nouveau projet est cité :

Démantèlement des expériences avec un correspondant HM et CE (W. Van Baaren).

4.2. Projets de groupe

Compte tenu du nombre de projets de groupe actuellement en cours, cette liste sera révisée individuellement avec chaque groupe par K. Foraz.

4.3. Projets LHC

J.L. Baldy s'étonne qu'aucun projet HM ne figure dans cette liste. De même, la cohérence des projets annoncés dans cette liste sera examinée individuellement par K. Foraz.

5. Post mortem du ST Workshop 2000

Faute de temps, ce sujet est reporté à la prochaine réunion.

6. Etat d'avancement de l'exercice MOAS

P. Ciriani rappelle que les MOAS de la division doivent être effectués avant le 29 février.

7. Inventaire (B. Jenssen)

B. Jenssen explique tout d'abord le mécanisme de saisie de l'inventaire. L'option "ajouter à l'inventaire" dans EDH est en fait inutile car il n'existe aucun lien informatique entre EDH et foundation. Ainsi, R. Kalliokoski vérifie manuellement toutes les commandes passées dans l'année par la division et met à jour les listes en conséquence. Ces listes ont été ensuite envoyées le 03/12 pour vérification à tous les détenteurs. A la date du 08/02, 24 personnes n'ont toujours pas répondu.
Les chefs de groupe devront prochainement contresigner l'inventaire de leur groupe.
P. Ciriani suggère d'effectuer ensuite une vérification par échantillonnage.

B. Jenssen propose quelques voies d'amélioration :

une communication entre les deux bases de données,
réduire le délai de réponse : tout le monde est capable de compter le nombre de PCs dans son bureau en moins de 15 jours.

8. Divers

R.A.S.

9. Visite de M. Robin et de représentants de la division HR

M. Robin présente l'agenda de cette réunion. 9.1. Contrats à long terme (W. Zapf) W. Zapf annonce qu'une nouvelle procédure d'examen pour l'octroi de contrats à longue durée est en vigueur à partir du 01/03/2000.

Il rappelle tout d'abord l'ancienne procédure :

embauche dans des postes à durée limitée (dans 85 % des cas),
renouvellement du contrat de 3 ans,
après environ 4 ans, possibilité d'ouverture d'un poste de longue durée (FT),
comité de sélection,
un an après, le Comité d'Attribution des Contrats Indéterminés (ICRB) examine la qualification de la personne considérée en vue d'un contrat à durée indéterminée. Cependant, ce comité intervient trop tard pour agir efficacement.

Le principe de la nouvelle procédure consiste à avancer l'examen pour l'octroi d'un contrat à longue durée au moment de l'ouverture du poste de type FT. Ainsi, le comité de sélection comprendra 2 membres du nouveau comité inter-divisionnaire d'attribution des contrats à long terme (LTCBs). Ce comité examinera ensuite la proposition du comité de sélection.
En ce qui concerne les personnes recrutées directement sur un poste FT, cet examen s'effectuera au moment du renouvellement du contrat, au lieu d'un an après.
Cette nouvelle procédure évite le risque de deux jugements contradictoires. Elle a également pour objet de garantir une certaine cohérence de traitement entre les divisions. Le processus de réflexion sur les profils à conserver doit donc s'opérer relativement tôt.

W. Zapf précise que la nouvelle organisation comprend deux comités :

un pour les catégories professionnelles 2 et 5a,
un pour les catégories professionnelles 3, 4, 5b et 5c.

Chaque comité est composé d'un représentant de chaque secteur (nommé ad personam) et d'un représentant de la division HR. A. Scaramelli présente la liste des propositions du secteur technique.

Cette année constitue une phase de transition avec :

la nomination des comités,
la mise en place du calendrier d'application,
pour tous les cas latents entre les deux procédures (jusqu'en 2002), le nouveau comité examinera l'attribution des contrats indéterminés de la même manière que précédemment.

Pour tous les cas de re-hiring courant mars, une réunion ad hoc du nouveau comité sera organisée. Les superviseurs concernés peuvent donc préparer leurs comités de sélection. 9.2. Programmes volontaires (R. Rayson) R. Rayson dresse le bilan des trois programmes volontaires actuellement en vigueur :

Programme RSL : Il représente 1510 tranches en 01/2000, ce qui correspond à un montant de 4 MCHF par an. Grâce à ce programme, 40 postes ont été ouverts pour des jeunes.
Retraite progressive : Depuis sa mise en place, plus de 100 personnes ont souscrit au programme de retraite progressive. Ceci représente un effectif d'environ 65 personnes par an, soit 50 hommes/année dans le plan pour un montant de 3 MCHF par an.

Temps partiel : A un moment donné, 50 personnes sont concernées par le programme de temps partiel (100 personnes depuis le démarrage de ce programme). Ceci correspond à un montant de 1 MCHF par an.

9.3. Manpower planning & outsourcing (V. Hatton) HR Division is preparing an analysis on Manpower Planning. It consists at first instance on getting all the information from the sectors and integrating all the figures. The analysis is based on staff and material budget. Evolution of different professional categories and requests for year 2000 are also analysed.

Outsourcing has to be strictly considered :

has the CERN in some areas too much outsourced ?
are there new areas to be outsourced ?
if the industrial services expenses remain the same until 2006 and general CERN budgets keep decreasing, how can the divisions cope with this lack of money.

The main objectives are to:

find resources for LHC construction and operation,
integrate budget constraints and complements,
recruit according needs within professional categories. V. Hatton points out that granting indefinite contracts in the same proportion as at present will decrease flexibility in 2006.

Ce travail à la moitié du plan à long terme n'est pas neutre. Il convient en effet de se pencher sur le scénario vraisemblable de recrutement par secteur et par catégorie professionnelle, d'autant plus que le plan à long terme ne dégage pas les moyens pour préparer le futur.
A. Scaramelli souligne l'importance dans certains domaines de maintenir le potentiel de travail. Il s'agit donc d'adopter une attitude prudente. V. Hatton suggère de développer la formation et les plans de succession, c'est à dire d'accentuer les efforts en matière de gestion des ressources humaines.
Cette étude sur l'outsourcing ainsi que la nouvelle procédure d'attribution des contrats à durée indéterminée met en évidence la nécessité d'un meilleur contrôle du re-hiring, avec une réflexion sur les profils.

9.4. Révision quinquennale (R. Rayson)

La première étape a consisté à délimiter le champ de la réflexion. Ainsi, les statuts et règlements fixent comme objectif à cette révision quinquennale d'assurer une compatibilité avec les conditions des états membres. Dans un contexte de construction du LHC, de contraintes budgétaires accrues et de mutations dans la structure du personnel, il a été décidé de limiter l'examen à quelques sujets prioritaires :

Recrutements : un rapport a été présenté au TREF en novembre, précisant notamment l'impact du programme RSL.
Salaires et allocations : le rapport de 1995 sera mis à jour.
Structure de carrière et avancement : un système beaucoup plus dynamique doit être mis en place; les premières discussions auront lieu au TREF de mars.
Assurance dépendance : un projet est en préparation, il sera discuté au TREF de mars.
Procédure d'ajustement annuel des salaires : dans un souci de rationalisation, deux aspects ont été particulièrement examinés :

les salaires : avec une comparaison de leur évolution par rapport à un échantillon de divers organismes suisses et européens,
les carrières : comparaison avec les systèmes en vigueur dans d'autres organismes.

Il est important ce préciser que seul l'indice de variation des salaires est examiné, et non la valeur absolue.

9.5. Structure des carrières (J. van der Boon)

9.5.1. Structure de la division HR

J. van der Boon profite tout d'abord de l'opportunité pour évoquer la restructuration de la division HR. Il donne tout d'abord les motifs qui ont présidé à cette mutation :

préparation pour de nouvelles responsabilités avec la planification, le manpower planning et la structure des carrières,
changement d'image afin de souligner l'aspect service et de simplifier les procédures,
modification de la structure de la division.

Ainsi la division HR comprend 5 groupes :

Social & statutory conditions : A.S. Cerne,
Personnel Management (y compris les coordinateurs ressources humaines et le service de classification) : V. Hatton (adjoint du chef de division),
Recruitment, fellows & associates : aucun chef de groupe n'a encore été désigné,
Training & development : B. Blair (adjoint du chef de division),
Planning & information : W. Zapf,

et 3 unités :

le bureau du chef de division qui prépare la politique en matière de ressources humaines,
l'administration de la caisse de pension,
le secrétariat de l'association du personnel.

9.5.2. The reasons to change careers structure Experience with MOAS is positive in terms of the high score of people interviewed but negative as a basis for real merit-oriented advancement. That new advancement system should be compatible with outside. In addition, changes in needs of CERN until 2006 imply a higher selectivity.

J. van der Boon demonstrates with some examples that the present advancement system is driven by seniority and age with an extremely limited room for rewarding performance.
Moreover comparison of advancement before and after the implementation of the MOAS system shows that careers has became closer that 20 years ago.
As a result, the Management envisages to implement a more merit oriented advancement system based on performance instead of seniority. The new system should be dynamic with simple and transparent procedures. Several options have been prepared by CERN Management and HR Division. They should be presented to TREF in March for a decision before January 2001.

Cette présentation permet de lancer la discussion.

M. Robin précise tout d'abord que ces réflexions sur la structure des carrières n'obéissent pas à des considérations budgétaires. En effet, si le budget d'avancement actuel est dicté par la rigidité du système, la mise en place d'une plus grande flexibilité n'a aucunement pour but d'en diminuer le montant global.

A. Scaramelli évoque ensuite la grille des salaires. La réforme de la grille des salaires sera traitée ultérieurement compte tenu de la complexité du problème et de l'impossibilité de mettre en oeuvre une solution uniforme pour tous les grades.

J. Roche présente ensuite la position de l'Association du personnel en la matière. Il évoque notamment les risques de "course à l'échelon" et les conséquences sur l'esprit d'équipe qui en découleraient. L'Association du personnel suggère une meilleure gestion des perspectives de carrières avec un pilotage tous les 4 ans, d'avantage de flexibilité et une référence accrue au guide d'évaluation.
Cependant, le guide est un outil destiné à évaluer le niveau, pas les performances. Les chefs de groupe souhaitent également une plus grande flexibilité mais l'inertie du système actuel fait que les actions négatives s'avèrent extrêmement difficiles à mettre en application.
D'ailleurs, compte tenu du nombre déjà important de conflits avec le système actuel, la nouvelle procédure doit comporter un maximum d'objectivité.

Chacun s'accorde sur la nécessité d'une plus grande sélectivité avec une marge de manoeuvre beaucoup plus large. Ceci implique de définir clairement la référence correspondant à une position moyenne.
Il est également très important de garantir une égalité de traitement au sein de l'organisation. De la même manière qu'actuellement, la division HR sera chargée d'arbitrer les éventuelles dérives.

P. Ninin insiste sur les difficultés de motivation du personnel compétent si aucune récompense financière ne vient couronner leurs performances. M. Robin explique qu'en contrepartie de la sélectivité, certaines personnes pourront passer plus facilement et plus rapidement à un grade supérieur.
La question de l'indemnité de responsabilité est évoquée. La direction souhaite la mettre en place mais il s'avère relativement difficile de définir les responsabilités. Elles ne correspondent en effet pas toujours à la position hiérarchique.

E. Cennini évoque ensuite les difficultés de mise en place des systèmes de salaire au mérite dans d'autres organismes internationaux. Il convient cependant de relativiser les conséquences dans le cas du CERN car seule la variation annuelle du salaire ou les promotions seront basées sur le mérite, et en aucun cas le salaire de base.

J.L. Baldy estime enfin que le succès du système d'avancement au mérite passe par un changement des mentalités. Ceci implique d'effectuer un travail de fond pour convaincre le personnel CERN de l'intérêt du système. M. Robin compte d'avantage sur le changement de générations.

Sylvie Prodon

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