ST Division

CERN/ST-DI/SP (2000-026)

6 mars 2000

REUNION DES CHEFS DE GROUPE ST

Compte rendu n° 99 de la réunion du 29/02/2000

Présents : E. Cennini, R. Charavay, A. Charkiewicz, P. Chevret, P. Ciriani, C. Jacot, P. Ninin, S. Prodon, J. Roche, A. Scaramelli, T. Watson, M. Wilhelmsson

Invités : S. Datta-Cockerill, J. Inigo-Golfin, O. Prouteau, L.Symons

Excusés : J.L. Baldy

1. Approbation du compte rendu n° 98

Le compte rendu n° 98 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Routage EDH

Des erreurs de routage persistent. A. Scaramelli reçoit ainsi directement certain documents, sans même la signature du chef de groupe.

2.2. Démantèlement des expériences

Deux expériences sont déjà couvertes par des coordinateurs ST :

point 8 : E. Cennini,
point 2 : J. Pedersen.

Par contre un chef de projet doit être nommé pour Aleph et Opal. Les chefs de groupe réfléchiront à des propositions de candidats.

2.3. Démantèlement du LEP

J. Roche évoque la nécessité d'une transmission des informations entre les groupes. Ainsi, les modifications de dates au niveau du génie civil entraînent un certain nombre de conséquences pour les autres groupes. Il est également essentiel que le groupe CE prépare un cahier des charges de ses besoins.
En ce qui concerne plus particulièrement la ventilation, T. Watson suggère d'organiser des réunions point par point pour examiner les problèmes.

2.4. Fibres optiques

Le problème est réglé, il ne reste plus qu'à préparer la DAI.

2.5. Mise en sécurité du Main Building

J. May et W. Weingarten assisteront à la présentation de P. Chevret lors de la prochaine réunion.

3. Comité de lecture

Tous les membres du comité de lecture sont nommés ad personam. Ils sont chargés de réviser des documents en dehors de leur domaine de compétence technique, afin d'apporter un regard neuf. Un membre français sera nommé prochainement.
P. Ninin présente une proposition en vue de rationaliser la révision des documents dans le domaine des contrôles et de la communication. Il suggère même de mettre en place une base de données destinée à évaluer le coût des contrôles. Cette analyse relève plutôt du groupe de travail consacré à ce domaine. Elle doit se situer au niveau de l'EDR dans lequel un membre du groupe de travail doit toujours être convié si l'appel d'offres comprend une partie contrôle

A. Scaramelli relate ensuite une réunion organisée avec le service de la traduction. Il en ressort que près de la moitié de la charge de travail du service de traduction provient de la division ST. Il convient donc de standardiser au maximum les documents et d'utiliser des templates.

**4. Plans de Prévention (C. Jacot, L. Symons, O. Prouteau)**

C. Jacot décrit tout d'abord le contexte général de cette présentation. Il précise que la division ST est la première division au CERN à mettre en place un système de plans de prévention, comprenant un coordinateur chargé d'aider les partenaires pour rédiger les plans de prévention et les sauvegarder.

4.1. Contexte

A. Scaramelli rappelle que les chefs de groupe doivent assumer l'entière responsabilité de leurs contrats et se conformer aux réglementations légales en vigueur.
Il faudra également prendre en compte dans les plans de prévention tous les contrats de fourniture sur plusieurs années. Ainsi l'analyse des divisional requests permettra de déceler les futurs contrats concernés ainsi que les responsables techniques. Ceci nécessite la collaboration de chacun.

4.2. Status report de l'avancement du projet (C. Jacot)

4.2.1. Avancement du projet

La première phase d'analyse des contrats est désormais achevée. Dès la semaine prochaine la rédaction des plans et la sauvegarde informatique avec templates pourront débuter.
C. Jacot rappelle que l'objectif des plans de prévention consiste à analyser puis prévenir les risques. O. Prouteau forme actuellement C. Jacot, L. Symons et même les partenaires : responsables des contrats de la division TIS.

4.2.2. Organisation

Ce projet est organisé au travers de :

réunions hebdomadaires,
réunions de coordination avec TIS et Apave,
inspections communes pour un contrat.

L'archivage des plans de prévention sera intégré au sein du système commun ST de gestion de la documentation.

4.2.3. Document de synthèse

C. Jacot présente ensuite les grands principes développés dans une note technique intitulée "Plans de prévention et de sécurité pour les contrats de catégorie 2". Il détaille en particulier les implications structurelles pour les 27 plans de prévention.

**4.3. Bases légales et démarches (O. Prouteau)**

4.3.1. Principe de base

Un plan de prévention doit être établi dès qu'un prestataire arrive sur le site. Il doit présenter :

les risques pour les cernois,
les risques pour les activités du CERN,
les risques de co-activité.

4.3.2. Références

Un document de TIS concernant les règles de sécurité applicables aux activités des entreprises sur le domaine du CERN constitue la base légale. Il est basé sur une directive européenne et un décret français qui spécifie l'organisation et les actions à mettre en oeuvre.

4.3.3. Démarche

La démarche se déroule en deux temps :

Rédiger le plan :

connaissance de la prestation (activités et risque),
analyse du risque,
analyse des moyens que l'entreprise met en oeuvre,
le plan de prévention est pré-établi sur un support TIS,
le plan est soumis pour avis à l'entreprise, à la division ST, au coordinateur de sécurité et à la division TIS,
validation et diffusion du plan.

Assurer la mise en application du plan, sa mise à jour et le suivi des mesures :

avis d'ouverture de chantier,
check-up de tous les documents,
au cours de la prestation : analyse sur le terrain afin de vérifier la mise en application des mesures, avec éventuellement des contrôles inopinés sur le terrain; en cas de dysfonctionnement constaté, le responsable du contrat pourra envoyer un ordre de service, voire dans les cas graves interrompre le chantier,
si aucune évolution de la prestation est notable : réévaluation et revalidation annuelle.

Il faut également remarquer que tous les contrôles inopinés, y compris ceux organisés par la division TIS, devront être au maximum regroupés et coordonnés.

**4.4. Liste des contrats et des priorités (L. Symons)**

L. Symons présente un tableau récapitulatif des contrats en cours et en préparation nécessitant un plan de prévention. Des mises à jour sont encore nécessaires. C. Jacot souhaite obtenir l'aval des chefs de groupe. Il leur demande donc de signaler et corriger toutes les erreurs et de compléter ces tableaux.

4.5. Convocation des partenaires

Les responsables d'entreprise seront convoqués le 8 mars.

**5. Equal Opportunities (S. Datta Cockerill)**

S. Datta-Cockerill réitère la présentation qu'elle a effectuée au dernier Management Board, en vue de faire passer quelques messages dans cette période de MOAS.

5.1. Lignes directrices

S. Datta-Cockerill rappelle tout d'abord les points essentiels du programme d'égalité des chances :

prise de conscience du problème avec une politique et une pratique dans ce sens,
meilleure distribution dans le recrutement et dans le développement de carrière,
prise en compte de toutes les questions liées à l'environnement de travail et aux problèmes de harcèlement.

Elle se base sur un bulletin publié par l'ONU pour démontrer que ces priorités sont également partagées dans d'autres organismes.

5.2. Comité consultatif sur l'égalité des chances

Tous les membres du comité ont été nommés ad personam. Six réunions ont été organisées, elles ont permis de :

clarifier la procédure de nomination,
modifier le mandat,
se former durant une journée sur la circulaire administrative 32 intitulée "Comment gérer les plaintes de harcèlement sexuel et moral",
présenter le programme dans les divisions et auprès de l'association du personnel,
donner des conseils et des renseignements à toutes les personnes qui en ont fait la demande; toutes ces questions ont été réglées sans investigation formelle,
amorcer des discussions et des débats sur une possibilité de crèche, les problèmes d'emploi pour l'époux et les possibilités de travail a domicile,
assurer le suivi du recrutement et le développement de carrière des hommes et des femmes.

Le CERN doit faire le maximum pour attirer le plus grand nombre de femmes.

5.3. Observations

S. Datta-Cockerill présente un certain nombre d'observations effectuées sur l'exercice 99 et les actions qui en découlent en 2000 :

suivre les actions de recrutement : à noter que le pourcentage de femmes recrutées a diminué en 99,
développement de carrière : des efforts sur la formation à long terme des femmes doivent être menés :

envoyer d'avantage de femmes aux cours de management,
introduire le thème de l'égalité des chances dans les cours MOAS pour superviseurs,
networking workshop en mai,

avancement : il existe toujours des différences systématiques entre hommes et femmes en matière de fonctions à responsabilité et d'évaluation des performances,
environnement de travail : il s'agit de créer une ambiance et une culture de travail positive vis a vis des personnes qui ont des responsabilités familiales.

5.4. Evolution des recrutements depuis 1994

Les statistiques démontrent une augmentation du pourcentage de femmes invitées aux boards et sélectionnées jusqu'en 1998. Par contre un renversement de tendance s'est fait sentir en 1999.
Il faut donc continuer les efforts d'invitation de femmes aux boards tout en maintenant l'excellence comme critère de sélection.
En ce qui concerne le rehiring, peu de femmes ont suivi la procédure mais le pool de ressources est extrêmement réduit.

5.5. Développement de carrière

S. Datta-Cockerill présente quelques statistiques en matière de changement de filière de carrière, double steps et EPA. Ainsi, les femmes reçoivent beaucoup moins de double steps, mais d'avantage d'EPAs. Il s'agit donc de revoir les critères d'attribution des primes et des double steps.

5.6. Positions hiérarchiques

Les statistiques ne concernent que les positions hiérarchiques formelles. Ainsi, 18 % des femmes de la catégorie professionnelle 5A ont une position hiérarchique contre 50 % des hommes.
Dans la division ST de nombreuses femmes ont des responsabilités, mais elles ne sont pas toujours formelles telles que chef de projet, responsable d'un groupe de travail ou responsable de la coordination des plannings, etc. A. Scaramelli préparera une liste détaillée pour S. Datta-Cockerill.
Il faut également tenir compte des générations. Ainsi, la différence entre hommes et femmes s'est fortement réduite au niveau de la nouvelle génération.

5.7. Message

S. Datta-Cockerill récapitule son intervention par quelques messages clés :

Recrutements : continuer à être vigilant au moment de l'invitation au board.
Formation : faire d'avantage participer les femmes aux formations en management, notamment pour des cours tels que "CERN today and tomorrow". A. Scaramelli indique que tous les jeunes recrutés suivent sans distinction un programme de cours de management.
Avancement : peu de changements sont encore notables. Ainsi il y a toujours peu de femmes dans les grades les plus élevés.

5.8. Plafond de verre

S. Datta-Cockerill illustre ses propos sur le plafond de verre par l'exemple des promotions en grade XI. Sur les 8 dernières années, 40 % de la population éligible féminine est passée en grade XI contre 90 % des hommes. La différence de traitement est ici flagrante.

Ce plafond de verre s'explique principalement par :

une culture d'organisation informelle d'où les femmes sont exclues,
des critères de promotion souvent fermés,
des stéréotypes,
le choix confortable qui consiste à préférer des personnes qui nous ressemblent plutôt que des personnes différentes.

6. Divers

**6.1. Réunions de coordination ATLAS (J. Inigo-Golfin)**

Des réunions institutionnelles de coordination pour l'expérience ATLAS sont organisées régulièrement par la division EST, en présence des responsables de l'expérience. Il est indispensable que les représentants ST y participent.
J. Inigo-Golfin est ainsi chargé d'organiser une session de 40 minutes, au sein de la réunion infrastructure, consacrée à la révision du planning des marchés et du planning d'installation. Cette réunion a une périodicité mensuelle. Il demande aux chefs de groupe de s'assurer que des représentants compétents assistent à ces réunions.
J. Inigo-Golfin présente ensuite la liste des invités permanents à ces réunions. Cette liste est validée par les chefs de groupe qui s'engagent à garantir une représentativité régulière de leur groupe aux réunions ATLAS.

6.2. Gestion financière des chantiers génie civil

A. Scaramelli demande que T. Watson et/ou K. Skelton présente au prochain STTC le système informatique de gestion financière des chantiers génie civil.

6.3. PPAs

P. Ciriani annonce que les PPAs de la division ont été modifiés. Il sont désormais d'avantage associés aux codes budgétaires des groupes. Ceci a pour conséquence la disparition de la division ST de certains programmes de physique.

6.4. INB

C. Jacot informe les chefs de groupe que les deux documents INB :

rapport de sûreté du démantèlement : ce document est en cours d'évaluation (IPSN),
règles générales d'exploitation pendant le démantèlement : en cours de production.

Ces documents sont produits par itérations successives avec la collaboration des autorités INB.

C. Jacot rappelle d'autre part que la date limite pour la mise à jour du tableau distribué était fixée à aujourd'hui. Elle concerne les mutations de groupe, les noms des contractants et les responsables de contrat. Il signale que ce document a été envoyé aux chefs de groupe le 10 février. A ce jour, C. Jacot n'a reçu qu'une seule réponse. Il demande aux chefs de groupe de lui répondre le plus rapidement possible.

6.5. Bâtiment 40

Suite à un rapport de sécurité sur les nuisances sonores provoquées par la cafétéria, P. Chevret a demandé des mesures complémentaires au niveau des 1er et 4ème étages. Il n'entreprendra aucune action particulière avant d'en connaître les résultats.

6.6. Piste cyclable et rond-point

A. Scaramelli fait part d'une demande d'éclairage de la piste cyclable. P. Chevret prendra contact avec B. Pattisson afin de cerner la demande. Cette affaire semble d'avantage du domaine de la DDE et implique que l'ACCU dégage un budget pour ce projet.

P. Chevret annonce d'autre part que les feux tricolores de Prévessin ne sont plus conformes avec la législation en vigueur. Il suggère, en accord avec la DDE, de créer un rond-point. Compte tenu du coût élevé de cette opération, A. Scaramelli propose de la reporter à plus tard.

6.7. Etude pour la salle du conseil

M. Wilhelmsson a reçu une demande d'étude pour la salle du conseil. Ceci concerne plutôt le groupe TFM. Il transmet donc le dossier à P. Chevret.
A. Scaramelli conseille à ce dernier de contacter K. Foraz qui a mis en place la nouvelle station d'eau glacée au Main Building.

Sylvie Prodon

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