CERN/ST-DI/SP (2000-078) |
2 avril 2000
|
ST TECHNICAL COMMITTEE (STTC)
Compte rendu n° 33 de la réunion du 08/05/2000
Présents |
:
|
J.L. Baldy, M. Bätz, I. Bejar Alonso, E.
Cennini, P. Chevret, P. Ciriani, InigoGolfin, G. Kowalik, J. Kuhnl-Kinel,
H. Laeger, P. Ninin, R. Nunes, R. Parker, J. Pedersen, R. Principe, S.
Prodon, J. Roche, I. Ruehl, E. Sanchez-Corral, A. Scaramelli, M. Wilhelmsson
/ ST
D. Geugnon / PS |
Invités |
:
|
L. Annila, G. Barbuzzi, C. Bertone, Y. Body,
C. Boyer, C. Colloca, M. Dujardin, B. Jenssen, J. Osborne, M. Poehler,
L. Symons, B. Vercoutter / ST |
Excusés |
:
|
R. Bellone, D. Blanc, A. Calderone,
K. Foraz, C. Jacot, M. Nonis, B. Pirollet, L. Scibile, W. Van Cauter, T.
Watson / ST
P. Collier / SL |
1. Approbation du compte rendu n° 32
Le compte rendu n° 32 est approuvé.
2. Matters arising from the last meeting
R.A.S.
3. Etat d'avancement du groupe de travail "Politique contrats" (P. Ciriani)
P. Ciriani rappelle tout d'abord l'objectif de ce STTC dédié
à la qualité : il s'agit de faire le point sur l'avancement
du programme de travail défini lors de la journée qualité
du 13/12/99.
Il évoque ensuite la politique de gestion des contrats. Ce sujet
a déjà fait l'objet d'une présentation au cours de
deux réunions des chefs de groupe. Les principaux objectifs sont
les suivants :
-
Définition de la liste des principaux contrats ST pour la maintenance
et les petits travaux.
-
Mise en place d'une base de données regroupant toutes les informations
essentielles relatives à ces contrats. Ce point s'avère extrêmement
délicat compte tenu de la diversité des systèmes de
gestion des contrats dans les groupes. Cet aspect sera d'avantage développé
dans la présentation de B. Jenssen.
-
Prise de connaissance des systèmes de gestion et de la situation
actuelle des contrats. P. Ciriani s'attache donc à prendre connaissance
des différents contrats ainsi que de leur fonctionnement. Ces contrats
sont très complexes avec des modes de gestion très différents.
-
Elaboration d'un plan de gestion des contrats.
-
Mise en place d'un guide de gestion des contrats pour l'automne 2000.
Le groupe de travail "Politique contrats" ne s'est pas encore réuni
car la connaissance des contrats et la mise en place d'une base de données
constituent deux préalables indispensables.
P. Ciriani présente ensuite rapidement l'avancement des différents
groupes de travail en découlant :
-
Le groupe de travail "gestion administrative" devrait entamer ses activités
prochainement.
-
Le groupe de travail "Maintenance Managers" avance doucement.
-
Le groupe de travail "GMAO" avance selon le programme défini : la
migration a déjà été effectuée pour
le génie civil du groupe TFM, elle est en cours pour le téléphone
et les alarmes, puis viendront l'électricité, les transports
(durant l'été) puis le groupe CV. Dès le mois de juin,
tous les équipements de la division figureront dans la base de données.
-
Le groupe de travail "Exploitation" avance régulièrement
: beaucoup de travail a été fait et est en cours.
4. Etat d'avancement du groupe de travail "Gestion administrative" (B.
Jenssen) (see transparencies)
4.1. Contrats divisionnaires
Une liste de 15 contrats divisionnaires a été validée
en réunion des chefs de groupe. Ces contrats feront l'objet d'un
suivi particulier à l'échelle de la division.
4.2. Base de données
La base de données regroupe les informations suivantes pour chacun
des contrats divisionnaires :
-
montants autorisés par le Comité des Finances,
-
avenants,
-
contrat,
-
différentes informations financières,
-
responsables du contrat, de la sécurité, techniques et commerciaux.
Des courbes cumulatives sont éditées. Elles comprennent le
montant autorisé, les paiements et les engagements et permettent
ainsi d'apprécier en un coup d'oeil la situation financière
d'un contrat.
Cette base de donnée fournit également une répartition
par division de la facturation du contrat.
Cette base qui est tenue à jour par B. Jenssen est consultable
par tous les responsables de contrat.
5. Etat d'avancement du groupe de travail "Maintenance Managers" (R.
Principe) (see transparencies)
Le groupe de travail "Maintenance Managers" comprend un sous-groupe temporaire
pour la codification présidé par J.C. Guillaume et deux sous
groupes permanents :
-
"Opération" (M. Bätz)
-
"Support informatique" (B. Vercoutter)
5.1. Mandat du sous-groupe de travail "Opération"
Le mandat du sous-groupe "Opération" a été défini
lors de la réunion des chefs de groupe du 12 janvier 2000. Au-delà
de l'élaboration des procédures, ce sous-groupe de travail
constitue le cadre idéal pour synchroniser les activités
des différents groupes (ex : priorités d'intervention entre
les groupes CV et EL).
Les domaines d'activités du groupe de travail regroupent :
-
la gestion des alarmes,
-
les aspects TCR,
-
les statistiques de maintenance corrective correspondant aux dépannages.
Il s'agit de coordonner les trois rapports établis sur les statistiques
de pannes (SL, PS et TCR).
Ce groupe de travail est en pleine activité. Il est quelque peu
freiné par les modifications affectant l'opération ST-CV.
5.2. Mandat du sous-groupe de travail "Codification des équipements"
Dans le but d'unifier la GMAO, ce sous-groupe de travail plus temporaire
s'attache à :
-
recenser les systèmes de codification des équipements existants,
-
déterminer le type de codification utilisé : objet ou fonctionnel,
-
établir la correspondance entre les équipements et leur position
fonctionnelle associée et entre l'ancienne et la nouvelle codification.
-
proposer une procédure de réétiquetage si nécessaire.
Son mandat devait s'achever le 15/05/2000, mais doit doit être prolongé.
En effet, si une proposition pour la codification des équipements
à été distribuée, il reste encore beaucoup
de travail à faire dans le domaine des classes d'équipements
et dans le support aux groupes pour identifier les positions fonctionnelles.
5.3. Résultats
-
Groupe de travail "Maintenance Managers" :
-
le manuel d'opération a été rédigé,
il doit encore être mis en forme et devrait être publié
pour le 31/05;
-
l'unification des documents devrait être terminée pour le
31/05;
-
une proposition pour les tableaux de bord de la fonction maintenance sera
établie pour le 31/05.
-
Sous-groupe de travail "Support informatique" : la migration est en cours.
Par contre, l'absence de support informatique GMAO dans le groupe CV à
partir de l'été se pose comme une difficulté supplémentaire.
P. Ciriani ajoute que la décision prise il y a un an et demi d'unifier
la maintenance et de traiter tous les équipements de la même
manière est une décision lourde. Ceci représente un
travail gigantesque, notamment pour insuffler une cohérence dans
des groupes qui ont tous des méthodes de travail très
différentes. Ce travail de longue haleine et très détaillé
a nécessité d'avantage d'efforts de chacun, ce qui explique
les retards enregistrés.
6. Etat d'avancement du groupe de travail "GMAO" (B. Vercoutter)
(see tranparencies)
6.1. Les progrès réalisés
-
La renégociation du contrat avec Datastream s'est effectuée
en janvier et février 2000. Elle a permis l'acquisition du
logiciel complet, l'obtention des services d'un consultant et l'organisation
de sessions de formation.
-
Le planning détaillé des migrations a été élaboré.
-
Une demande de modification du programme afin de garantir la protection
des données a été transmise à Datastream.
-
Une version Web de MP5 (via une connexion ACB) est en phase de test depuis
mars 2000. Les premiers essais sont satisfaisants. Cette version devrait
donc basculer en production prochainement.
6.2. Les étapes de migration d'un groupe
-
réunion de lancement,
-
codification et choix des paramétrages,
-
validation avec le consultant,
-
migration des données et paramétrage,
-
formation sur une base de données test et migration des données,
-
production et assistance au démarrage,
-
procédures opérationnelles TCR pour la maintenance.
6.3. Planning de migration
-
TFM/CE : la migration a été effectuée en février
et mars 2000; la formation a eu lieu du 20 au 23 mars; il ne manque plus
que la procédure opérationnelle;
-
EL/TT : le basculement a eu lieu la semaine passée;
-
AA : la migration est en cours; la formation est prévue les 8 et
9 juin;
-
EL : la réunion de lancement est prévue le 15 mai;
-
HM : la migration devrait se dérouler en juillet / août,
-
CV : la migration est prévue de septembre à fin novembre.
B. Vercoutter donne des adresses pour une documentation plus détaillée
et pour les dossiers de formation.
7. Etat d'avancement du groupe de travail "Exploitation" (M. Bätz)
7.1. Actions réalisées
-
Détermination des objectifs des statistiques, ce qui a nécessité
:
-
l'information des différents partenaires,
-
l'automatisation d'un maximum de statistiques via MP5,
-
la coordination avec les documents SL et PS.
-
Analyse des statistiques en cours à partir des données des
groupes et selon les objectifs fixés.
-
Définition du contenu du rapport :
-
une partie générale tirée des données de TFM
avec la maintenance préventive et corrective,
-
une partie accélérateur récapitulant le temps d'indisponibilité
des machines, en coordination avec les données des accélérateurs.
Il s'agira de collationner les données figurant dans un "event report"
géré par la TCR qui indique pour chaque panne le temps mis
pour réparer l'équipement.
7.2. Etapes suivantes
-
Elaboration d'un document explicatif sur l'élaboration et le calcul
des statistiques.
-
Préparation d'un draft sur les données 1999.
Une fois cette tâche effectuée, le sous-groupe de travail
se concentrera plus particulièrement sur la gestion des alarmes
et l'opération TCR.
La révision des consignes s'effectuera dans un deuxième
temps, après avoir clairement défini les services fournis
par la TCR. Des discussions sont déjà en cours avec les groupes
EL et CV.
A. Scaramelli considère que l'élaboration des consignes
est du ressort des responsables de processus dans les groupes. M. Bätz
explique que l'expertise de la salle de contrôle est nécessaire
pour générer une exploitation rationnelle. Il est donc indispensable
qu'un dialogue se mette en place entre la TCR et les groupes d'équipement.
8. Etat d'avancement du groupe de travail "Templates" (S. Prodon)
(see transparencies)
8.1. Mission
La réunion Qualité du 13/12/99 a chargé le groupe
de travail "Templates" composé des secrétaires de groupe
ST d'élaborer 4 templates :
-
Compte rendu de réunion
-
Mémos
-
Notes techniques
-
Procédures.
La préparation de ces templates a fait l'objet de deux réunions
pleinières du groupe de travail.
8.2. Résultats
Les différents templates sont accessibles pour tous depuis l'application
Word dans l'onglet ST (File / New / st).
Outre les templates demandés, 13 autres templates sont disponibles
:
-
Demande de clef
-
Demande de cylindre
-
Fax
-
Lettre
-
Note de coupure
-
Ordre de mission
-
5 procédures projets
-
Plan de prévention
-
Demande d'étudiant technique
D'autres templates sont encore en préparation et devraient être
accessibles prochainement :
-
Ordre de Service de convocation
-
Ordre de Service simple
-
Procès Verbal de réception
-
Avis d'Ouverture de Chantier
-
Demande de GSM standard
Des informations supplémentaires sur ses templates figurent sur
la page Web du groupe de travail Qualité. Elle comprend notamment
des instructions sur la manière de compléter ces templates.
S. Prodon invite enfin chacun à utiliser ces templates.
9. Etat d'avancement du groupe de travail "Documentation" (I. Bejar
Alonso & C. Boyer) (see transparencies)
La structure de la documentation au sein de la division comprend une structure
générale et une structure projet.
9.1. Structure générale
La partie générale de la gestion de la documentation comprend
trois niveaux :
-
Niveau 1 : catégorie
-
Niveau 2 : corps de métier et documents généraux pour
tous les groupes
-
Niveau 3 : répartition géographique
9.2. Structure projet
La structure projet définie par le groupe de travail "Gestion de
projet" comprend 5 phases :
-
initiation du projet,
-
étude de faisabilité,
-
phase d'étude,
-
phase d'exécution,
-
phase d'évaluation.
De plus, tous les documents concernant les budgets et plannings sont regroupés
dans la rubrique "Project Management".
9.3. Types de documents
18 types de documents ont été défini avec pour chacun
:
-
le titre en Français et en Anglais,
-
la description du document,
-
le template associé,
-
la procédure d'approbation associée.
9.4. Système EDMS
Le système EDMS fonctionne avec des permissions accordées
en fonction de l'utilisateur. Il se présente avec une fenêtre
à gauche listant la structure et une fenêtre à droite
où l'on trouve les documents. EDMS offre une série d'option
suivant les droits accordés à l'utilisateur :
-
changer les données,
-
charger des données,
-
approuver des documents,
-
faire des commentaires soit généraux, soit ponctuels,
-
effacer des documents.
Ces droits d'accès sont définis :
-
dans la structure projet : en fonction du rôle et du processus d'approbation,
-
dans la structure générale : dans le domaine d'activité
et suivant la procédure de contrôle et d'approbation.
9.5. Procédures
Le groupe de travail a déjà élaboré trois procédures
pour les documents non LHC :
-
Documents and Parameters Process and Control
-
Drawing Management and Control at CERN
-
Drawing Process-External Drawing
De même, le document "Document Standards" décrit les templates
existants.
10. Etat d'avancement du groupe de travail "Plan d'Assurance Qualité
LHC" (J. Pedersen)
Le groupe de travail "Plan d'Assurance Qualité LHC" vient de démarrer.
Il a pour but de vérifier la compatibilité, le suivi et l'application
du Plan d'Assurance Qualité LHC à l'intérieur de la
division.
Ses activités se développent au fur et à mesure
de l'expression des besoins au sein du groupe de travail Qualité
et des réunions avec M. Mottier
Ainsi, le groupe de travail exploite les résultats du sous-groupe
chargé de la codification des équipements afin de les rendre
cohérents avec la nomenclature LHC.
11. Déploiement du groupe de travail "Gestion de projet" (M.
Poehler) (see transparencies)
M. Poehler rappelle tout d'abord la composition du groupe de travail "Gestion
de projets" pour l'exercice 2000 et les objectifs fixés au printemps
1999.
11.1. Documents gestion de projets
Deux documents ont été élaborés :
-
le document n° 1 qui donne les règles et procédures de
base,
-
le document n° 2 qui constitue plutôt un outil de travail avec
les annexes communes et les annexes spécifiques aux groupes.
Les versions 2 des deux documents ont été publiées
en janvier 2000. Elles prennent en compte toutes les remarques et commentaires
reçus par le groupe de travail. Tous ces documents sont accessibles
depuis le Web.
11.2. Objectifs en matière de déploiement du groupe de travail
-
mise en application des procédures avec un projet pilote par groupe,
-
évaluation du logiciel de gestion budgétaire,
-
mise à jour des documents 1 et 2,
-
gestion documentaire,
-
intégration dans les procédures du traitement des non-conformités.
Dans cette optique, le groupe de travail se réunit une fois par
mois.
11.3. Résultats
-
des projets pilotes ont été lancés dans chaque groupe,
-
un logiciel de gestion budgétaire a été mis en place,
calé sur l'outil utilisé par le groupe TFM,
-
un gros travail a été effectué ces deux derniers mois
sur la gestion documentaire dans EDMS : il a été ainsi défini
pour chaque document une procédure définissant :
-
l'auteur,
-
la vérification,
-
l'approbation,
-
la diffusion.
11.4. Conclusions
Le groupe de travail doit encore :
-
mettre à jour les documents,
-
recueillir l'expérience des projets pilotes,
-
donner une unité aux projets de groupe et de division en matière
de documents,
-
apporter une plus value pour les futures générations de chefs
de projet.
12. Déploiement du groupe de travail "Quality Linkmen" (I. Bejar
Alonso) (see transparencies)
12.1. Mandat
Le groupe de travail "Quality Linkmen" effectue surtout un travail de support.
Il s'agit principalement de :
-
aider à la mise en place des procédures qualité dans
la division,
-
suivre et vérifier l'application des procédures,
-
suivre les travaux des groupes de travail,
-
faire toutes suggestions ou propositions utiles.
12.2. Programme de travail
Il s'agit pour le groupe de travail "Quality Linkmen" de :
-
suivre les groupes de travail et d'implanter les procédures en découlant,
-
préparer un status report au bout de 6 mois,
-
rassembler les procédures définies dans les groupes de travail
au sein d'un Manuel Qualité.
A ce jour, les actions suivantes ont été menées :
-
support aux différents groupes de travail,
-
préparation de templates pour la procédure projet et premier
test pour un projet du groupe EL,
-
préparation d'instructions pour utiliser les templates,
-
diffusion de l'information sur les procédures d'achat.
12.3. Actions à venir
Le groupe de travail "Quality Linkmen" s'attachera désormais à
rassembler sur une page Web tous les documents approuvés par les
différents groupes de travail, avec un lien vers la dernière
version. Une couleur (vert / orange / rouge) symbolisera l'état
d'avancement de chaque document.
13. Plans de prévention et Assurance Qualité INB (L. Symons)
(see transparencies)
Contrairement aux autres actions qui obéissent à une attitude
volontaire de la division, les plans de prévention et le Plan d'Assurance
Qualité INB répondent à des obligations légales.
13.1. Plans de prévention
Il a été décidé en réunion des chefs
de groupe d'identifier :
-
les contrats concernés (27),
-
les responsables CERN impliqués,
-
les partenaires au niveau des entreprises.
De plus un coordinateur interne ST a été nommé (L.
Symons). Il est appuyé dans un premier temps par un consultant spécialisé
(O. Prouteau).
Ces plans de prévention, préparés avec l'assistance
de TIS, constituent un document contractuel signé par le CERN et
l'entreprise. Ils sont ensuite enregistrés dans EDMS sous la rubrique
Safety.
Un planning de travail a été établi, de même
qu'une définition des responsabilités pour chacune des phases
régissant l'élaboration des plans de prévention.
13.2. Assurance Qualité INB
L'élaboration du Plan d'Assurance Qualité INB se situe dans
le contexte de la convention entre le CERN et l'état français
qui considère le LEP comme une Installation Nucléaire de
Base.
La politique d'Assurance Qualité relative à l'INB est
organisée à l'intérieur du CERN avec la structure
suivante :
-
un officier de liaison avec les autorités françaises : G.
Rau, A. Faugier,
-
une unité Assurance Qualité INB sous la responsabilité
de C. Jacot chargée de préparer :
-
un Manuel d'Assurance Qualité : il a été préparé,
-
un Plan d'Assurance Qualité : en cours d'élaboration.
Ainsi, des procédures doivent être mises en place pour toutes
les phases de projet, pour les différents services concernés
du CERN :
-
essais / mise en service,
-
exploitation,
-
évolution,
-
rebut / recyclage,
-
démantèlement,
-
gestion déchets,
-
radioprotection.
A l'immédiat, pour le lEP, les procédures pour la phase "démantèlement"
sont concernées. Pour le LHC, toutes les phases sont applicables.
Le CERN doit maîtriser la Qualité et en apporter la preuve,
schématisée dans un recueil des procédures compréhensible
par un regard externe, en l'occurence la DSIN (Direction de la Sûreté
des Installations Nucléaires en France).
14. Conclusions
14.1. Besoins
Des besoins de guides et de templates se font encore sentir dans les domaines
suivants :
-
la gestion financière,
-
les templates pour appels d'offres et les Market Survey (ces point sont
traités dans le groupe de travail de M. Mottier),
-
le rapport de Market Survey.
14.2. Quality Day
Il a été décidé de reconduire le principe du
Quality Day. Cette séance devrait permettre de faire le point sur
l'avancement des groupes de travail et de se fixer des objectifs ainsi
qu'un programme de travail pour le 2ème semestre 2000.
Un agenda structuré devra être établi. Il comprendra
notamment :
-
Point sur les actions entreprises au sein des groupes de travail. Cette
présentation d'environ une heure pourrait être effectuée
par I. Bejar Alonso, à partir des informations fournies par les
représentants des groupes de travail.
-
Définition de la stratégie pour le futur.
-
Détermination des sessions de formation à organiser. Ces
sessions de formation destinées à guider et informer le personnel
de la division seront organisées individuellement.
Prochaine réunion le 29 mai à 15 h
|
S. Prodon
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