Excusés : E. Cennini - P. D'Aca Castel-Branco - K. Foraz - R. Parker - R. Principe - T. Watson

1. Adoption du compte rendu n° 10

2. Matters arising from the last meeting

• Travaux sur la boucle SPS

La distribution d'eau et son piquage sont actuellement en étude. Ces travaux devraient à priori être réalisés pendant la fermeture de fin d'année. Il faudra communiquer les dates de coupure à A. Spinks le plus tôt possible.
J. Roche doit encore finaliser son étude. M. Wilhelmsson rappelle que le groupe CV a besoin des plans du génie civil.
J. Blondel va organiser une réunion de coordination car l'alimentation du bâtiment doit être revue.

J.L. Baldy rappelle enfin que le chantier débutera le 1er février 1999.

• Travaux de génie civil au point 1

Actuellement, les travaux d'excavation des bâtiments principaux sont en cours. Les travaux de construction du bâtiment SX devraient débuter fin juin / début juillet pour se terminer fin novembre.

• Support à la recherche

• Démontage du LEP

3. Opération (F. Havart)

•  Coupure générale 400kV EDF le 18/05/98 à 01h40 :

La tâche des opérateurs fût particulièrement difficile suite à l'absence du système de contrôle, qui fût défaillant dès le début du déclenchement, suite à la coupure des départs onduleurs de PCR par les racks d'arrêts d'urgence.

Le fait que ce - 48V soit considéré comme un arrêt d'urgence laisse P. Ciriani et P. Chevret perplexes.
Mais il est encore plus surprenant que le câblage des diesels n'ait pas été testé après les travaux qui ont eu lieu pourtant  à la fin de l'année dernière.

P. Ciriani signale qu'une enquête est en cours, diligentée par K. Hübner, et qu'une analyse complète des événements a été effectuée au cours du dernier SLTC.

Quelques mesures sont en cours :

• empêcher que l'on puisse couper les deux redresseurs 48V en même temps,
• étudier les réalimentations,
• régler le problème de l'assuré,
• examiner pourquoi le serveur du système de contrôle est tombé en panne (SL/CO).

• Arrêt du SPS le 14/05 dû à une panne sur un capteur.

4. Progress report on LHC, Neutrino, Tosca, Atlas, CMS, Alice, LHC-b

LHC (J.L. Baldy)

Il définit son mandat comme celui de faciliter les contacts et la circulation de l'information, de stimuler le démarrage des études et d'informer la division de l'avancement du projet.

Il fait appel aux idées des uns et des autres en ce qui concerne la mise sur pied d’une série de schémas permettant de suivre l’avancement de l’exécution dans tous les domaines ST.

En ce qui concerne l’obtention de la Déclaration d’Utilité Publique (DUP)  permettant le déblocage du génie civil côté France, il fait état d’indications selon lesquelles elle pourrait avoir lieu d’ici fin juin 1998. Les procédures de permis de construire sont en cours de lancement pour les zones urgentes (Point 5, TI 2, TI 8, Bois de Serves).

Il détaille la situation lot par lot :

• Lot 1 : le contrat a été signé le 30/03/98.
• Lot 2 : la signature du contrat devrait intervenir mi mai, sans date de démarrage des travaux. Les prix seront valables jusqu'au 31/07 avec un coût de 130 KCHF par mois supplémentaire.
• Lot 3a : la signature est espéré fin mai. Les travaux pourraient débuter dès la signature de la DUP. Les prix seront maintenus jusqu'au 30/09 et le coût supplémentaire sera ensuite de 210 KCHF par mois.
• Lot 3b : le contrat devrait être signé fin mai. L'offre sera valable jusqu'au 01/07 avec ensuite un coût supplémentaire d'approximativement 80 KCHF par mois.

J.L. Baldy dresse ensuite le bilan de sa réunion de la réunion du 15/05/98 avec P. Faugeras et A. Scaramelli.

Quelques procédures sont en cours :

• L'obtention de la DUP.
• L'obtention du permis de construire en France : les dossiers sont ficelés et ont été présentés à la DDE et aux communes.
• L'obtention de l'INB pour le projet LHC et le démontage du LEP.
• La mise en place d'une structure pour le démontage du LEP.

• La coordination avec SL/PO.
• L'installation du LHC et les transports / manutentions : P. Faugeras s'inquiète de voir les responsabilités diluées entre différents groupes du CERN et du manque de manpower chez EST. Il est donc possible que la coopération avec le groupe HM s'accentue.
• Espace pour le secteur accélérateur : il manque 10 000 à 20 000 m2; le comité du site est partie prenante dans cette affaire.
• CDD : P. Faugeras déplore que les plans CV ne passent pas par la chaîne CDD.
• Planification : il regrette l'absence de K. Foraz, notamment pour le planning financier. R. Charavay rappelle qu'il est en contact avec A. Brissonnaud.

• DI :
• Budgets : R. Charavay
• Planning - Estimations : K. Foraz
• CE :
• Lot 1 : H. Rammer
• Lot 2 : J. Osborne
• Lot 3a : T. Watson
• Lot 3b : N. Lopez
• CV :
• Refroidissement eau, canalisations : B. Pirollet, J. Inigo-Golfin
• Refroidissement air, ventilation : J. Roche, J. Inigo-Golfin
• HM :
• Transport - manutention : R. Bellone, M. Carlod
• MC :
• Salle de contrôle, alarmes de niveau 3 : H. Laeger
• Contrôles d'accès : C. Jacot, E. Cennini
• Télécommunications : R.C. Parker
• Sécurité générale : P. Ciriani - L. Henny
• TFM :
• Planification : J. Blondel

En complément, J.L. Baldy établira et proposera une liste des correspondants extérieurs à ST sous peu.

En ce qui concerne la participation à la constitution du dossier INB, ST-CV et ST-MC sont invités à finaliser leurs textes et les transmettre à G. Rau pour fin mai 1998 au plus tard.

P. Ciriani indique que son groupe a rédigé ou rédige actuellement d’autres chapitres non mentionnés au tableau joint.

J.L. Baldy rappelle que pour faciliter les tâches de coordination, les plans doivent être entrés sur CDD (CERN Drawing Directory) le plus tôt possible, dès qu’ils sont raisonnablement finalisés, même au niveau appel d’offres/définition d’ouvrages.

Les estimations données sont issues des prévisions G. Drouet et sont « coupées » par rapport aux chiffres donnés par ST-CV et ST-MC.

Toutefois, A. Brissonnaud avait accusé réception par écrit des chiffres ST. Il ne faudra pas hésiter à confirmer (ou infirmer le cas échéant) nos chiffres régulièrement.

Enfin, le planning général montré est déjà obsolète puisqu’il s’appuie sur une DUP le 15 mai 1998. Il sera recalé (grâce à J. Blondel) avec P. Bonnal et P. Faugeras aussitôt que la date réelle sera connue. Les glissements ne seront pas tous linéaires du fait des problèmes du shut-down, et de la date fixe d’octobre 2000 pour le début du démontage du LEP.

Neutrino (M. Wilhelmsson)

The progress in the various ST - studies can be summarised as follows:

Detailed Engineering for the Civil Engineering tender is completed, apart from some minor details, which lately have been modified. The file is now waiting for the final approval and for the funding of the project.

A preliminary study has been made for the primary fluid supply for the cooling of the systems.

In Ventilation and air-conditioning, the study is more detailed than a preliminary study, as elaborate systems are necessary to assure the conditions in the underground areas, due to radiation, in-accessibility, and difficult space requirements.

A preliminary study has been submitted concerning Access control.

The feasibility of the Smoke-detection systems used today at CERN has been discussed. The issue is for the time being pending.

Aspects linked to Heavy handling during the construction period have been technically studied and scheduled. The permanent equipment is designed by the EST division.
 

Members of ST, who have, so far been involved in the project are:
(Contact-persons in bold)

C.E.
• J.L. Baldy
• L. A. Lopez-Hernandez
• A. Vital

M.C.
• E. Cennini
• L. Henny

• H.M.
• R. Bellone
• M. Carlod

C.V.
• M. Wilhelmsson
• J. Inigo-Golfin
• J. Roche
• B. Pirollet
• C. Martel
• F. Josa
• A. Bronzini
• K. Foraz

The resources for the project from the ST-division, namely the :

• ST-Manpower planning,
• Expense profile,
• Operation and maintenance cost.

Alice (M. Wilhelmsson)

The preliminary agenda for this meeting is:

• Up-date the primary cooling requirements,
• Thermal CFD-study of the detector (thesis work),
• Check list with other requests.

CMS (R. Principe)

Due to the complexity of this project, ST and CMS agreed to name a co-ordinator in the ST area as a normal attitude in a project oriented management.

The perfect definition of his profile is still a pending problem. But I think it will depend from the results and the evolution of the events. The situation is still very dynamic and it is difficult to predict about the future.

For the moment the operating mode, proposed by ST, is simple:

• The ST groups have been asked to provide some services (projects, call for tenders, site work overview, etc.) and support this increasing workload following a normal operating mode.
• In parallel the ST co-ordinator participates in the CMS meetings (i.e. WoGei, Cemeste, etc.), trying to understand the real needs of the physics, and transfers the correct information to the ST colleagues. On the other way round he should always be able to inform CMS about the status of activities in ST.

Another collaboration has been recently activated for the design of a cooling system in the ECAL detector.

LHC-b (E. Cennini)

• A LHC-b la situation est la suivante :

• Vis-à-vis de ST :

En résumé, l'organisation et la coordination des travaux pour LHC-b n'est pas encore clairement établie, ceci découlera directement de l'approbation. Les réunions actuelles concernent essentiellement l'aspect financier et technologique.

Je prendrai contact directement avec MM. D. Lacarrere et R. Lindner pour la suite des activités de coordination.
 

En fait, les contacts formels ne seront établis que lorsque l'expérience sera approuvée.
Cette incertitude est problématique, notamment pour la rédaction de l'INB.

J.L. Baldy fait remarquer que la mission du coordinateur ne se limite pas à la technique, il est très important qu'il coordonne également la planification et les estimations.

Tosca (J. Inigo-Golfin)

Le rapport est presque terminé, il sera présenté au SPC du 29/05 et publié sous forme de notes techniques des divisions concernées. Les différents groupes impliqués ont rédigé leurs parties et fourni leurs estimations.

J. Inigo-Golfin fait le point sur les différents corps de métier :

• Génie Civil : Les dimensions de la caverne, des puits et des bâtiments de surface sont fixées. Il ne reste qu'à chiffrer le "service room" en bas.
• Cooling : Tous les paramètres ont été définis.
• Ventilation : Tous les éléments ont été définis.
• Ponts roulants : Les 2 ponts ont été définis (10 t - 10 m et 10 t - 150 m). La manipulation de grosses pièces lors de l'installation a déjà été étudiée (grue - toit amovible) ainsi que l'utilisation de patins à air.
• Ascenseurs : Les demandes de TIS (2 ascenseurs, brancard, évacuation d'environ 40 personnes) sont satisfaites.
• Puits : L'habillage des blocs en béton pour module de survie, les escaliers de service et les plateformes des cabanes en souterrain ont été définis.
• Contrôle d'accès : Il a déjà été étudié.
• Détection gaz, feu, oxygène : Ce point a été vu.
• Etanchéité : Cet aspect a été étudié. Il reste encore quelques détails à éclaircir.

5. Fonctionnement du Bureau de Planification TFM (J. Blondel)

• les projets nécessitant une coordination de différents corps d'état,
• les projets "sensibles",
• les affaires d'une certaine importance (ex : espace pour le LHC).

• initier le projet de telle sorte que P. Chevret puisse désigner le chef de projet qui mènera cette affaire,
• informer le CPI et le client des évolutions majeures du projet,
• élaborer la synthèse finale du projet et proposer des solutions aux carences éventuelles.

Pratiquement, J. Blondel établit des fiches de projet qui servent de base pour enclencher le processus. Ces fiches définissent principalement la nature et l'enveloppe du projet.
En phase d'exploitation et de réalisation, le suivi du projet se fera à travers un système informatique qui reprend dans son ensemble la fiche de projet.
Toutes les étapes du projet ainsi que les ajustements de montants figurent dans le système.

J.L. Baldy s'interroge sur la répartition des rôles entre J. Blondel et le CPI en face du client.
J. Blondel explique qu'il assure le premier contact avec le client afin de définir clairement le projet. Ensuite, une fois nommé, le CPI est entièrement responsable des relations avec le client. J. Blondel n'intervient que si le projet subit des modifications importantes, pour en expliquer notamment les tenant et les aboutissant au client.

A. Scaramelli rappelle que le suivi des projets devra être effectué en temps réel. Ce système permettra d'assurer une plus grande transparence du suivi des travaux. En particulier, il ne devra plus y avoir de travaux effectués sans commande.

Une réunion de présentation du bureau avec les chefs de projet sera organisée prochainement.

6. Divers

Comments and suggestions to ST Secretariat - Sylvie Prodon