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CERN/ST-DI/SP (2000-072)

2 avril 2000

ST TECHNICAL COMMITTEE (STTC)

Compte rendu n° 32 de la réunion du 20/03/2000

Présents : A. Alvarez, J.L. Baldy, M. Batz, D. Blanc, P. Ciriani, J. Inigo-Golfin, G. Kowalik, J. Kuhnl-Kinel, H. Laeger, P. Ninin, M. Nonis, S. Prodon, J. Roche, A. Scaramelli, J. Senouf, M. Wilhelmsson / ST
D. Geugnon / PS

Invités : M. Lemaitre, K. Skelton / ST

Excusés : I. Bejar Alonso, R. Bellone, A. Calderone, E. Cennini, R. Charavay, P. Chevret, K. Foraz, C. Jacot, R. Nunes, R. Parker, J. Pedersen, B. Pirollet, E. Sanchez-Corral, L. Scibile, W. Van Cauter, T. Watson / ST
P. Collier / SL

1. Approbation du compte rendu n°31

Le compte rendu n° 31 est approuvé.

2. Matters arising from the last meeting

2.1. Web Lecture

Le système doit encore être perfectionné, en particulier l'éclairage et la sonorisation.

3. Opération TCR (A. Alvarez) (see transparencies)

A. Alvarez présente les événements majeurs qui se sont produits entre le 29/02 et le 19/03.

3.1. Coupure chaudière Meyrin à cause d'un interlock gaz (23/02)

Un interlock de détection gaz sur la station 1A a provoqué une coupure du réseau 18 kV et de la chaudière de Meyrin.
La solution a consisté à ponter la centrale gaz supprimant ainsi temporairement le système de sécurité. Le problème a finalement été résolu 3 à 4 jours plus tard par un rechargement du soft. Le bug n'a cependant pas été identifié et risque donc de réapparaître.

3.2. Déclenchement électrique aux ISR (29/02)

Des travaux sur les arrêts d'urgence ont provoqué quelques heures de coupure sur toute la zone ISR.

3.3. Arrêt des installations cryogéniques sur le site 4 du SPS (29/02)

Un arrêt STP5 a été demandé par le groupe EL et une note de coupure a été établie. Cependant les responsables de la cryogénie n'ont pas appréhendé les conséquences de cette coupure sur les systèmes de refroidissement et n'ont donc pas arrêté correctement leurs installations.

3.4. Coupure électrique au bâtiment 212 (02/03)

Le transfert de l'UPS à la TCR a provoqué l'arrêt de la chaudière et une coupure du réseau secouru et de tous les réseaux informatique au bâtiment 104.
M. Batz explique que certaines liaisons n'étaient pas documentées.

3.5. Perturbation électrique BE (02/03)

Des perturbations électriques ont été provoquées par un auto-transfert intempestif du BE. G. Kowalik explique qu'il s'agissait plutôt d'une fausse manoeuvre de l'opérateur.
Les conséquences se sont traduites par des coupures électriques généralisées sur le site.

3.6. Déclenchement de la cryogénie au BA4 (02/03)

Le déclenchement de la cryogénie au BA4 est dû à un problème de communication entre le CAS et le TDS.

3.7. Déclenchement électrique sur la boucle stable zone nord (19/03)

Un arrêt d'urgence dans le hall HN1 a provoqué un déclenchement de la boucle stable zone nord. La solution a consisté à inhiber l'arrêt d'urgence.
G. Kowalik indique que cet arrêt d'urgence particulier (affecté à une porte d'accès) n'est pas sous la responsabilité du groupe EL, mais du groupe AA. Le groupe EL n'a d'ailleurs pas été avisé que des travaux étaient prévus sur cette porte.
A l'avenir, ce type de problème devrait être résolu en confiant au groupe EL la responsabilité de tous les arrêts d'urgence. Les groupes ayant des interventions à effectuer devront avertir le groupe EL qui procédera à l'inhibition de l'arrêt d'urgence.
Ce déclenchement électrique a occasionné quelques difficultés pour le groupe SL/CO dont beaucoup d'équipements de contrôle ne sont pas alimentés par le réseau secouru.

4. Opération des machines (D. Gueugnon)

4.1. Remarques vis à vis de ST

Le PS est actuellement dans une phase de start-up. D. Gueugnon fait part de quelques remarques du PS relatives à ST :

Eau : la nouvelle station d'eau déminéralisée du booster entraîne une pression supérieure à celle enregistrée auparavant. Ceci pose quelques problèmes sur certains équipements.

Electricité : Un problème réseau sur le PSB est à noter. G. Kowalik explique qu'aucun changement n'a été opéré pendant le shut-down et qu'il s'agit de la même configuration que l'année passée. Le problème est donc du ressort du groupe PO.

4.2. Démarrage du PS

D. Gueugnon fait le point sur le démarrage du PS et les principaux problèmes rencontrés :

Un problème de contrôle sur le TG8 constitue l'élément majeur de ce démarrage. Des modifications ont été effectuées pendant le shut-down sur 250 cartess afin de supprimer un certain nombre de bugs. Mais il s'est avéré au démarrage que le timing était inexistant si bien que toutes les nouvelles cartes ont dû être rechangées. Ce problème n'a pas d'incidence sur le planning.
Par contre l'expérience AD a 8 jours de retard et ne débutera que le 10/04.

Le premier faisceau vers le SPS est prévu vendredi 24/03. P. Ciriani annonce qu'il a été décidé que les EJP seraient rachetés à partir de cette date.

4.3. Futur

Des discussions sont intervenues avec J. Kuhnl-Kinel pour que désormais les pannes relatives à l'eau soient mieux identifiées. Ainsi, une note sera distribuée aux opérateurs afin qu'ils fassent la distinction entre les pannes imputables a ST et celles imputables au PS. La responsabilité ST s'arrête en effet a la vanne d'isolement.

5. Compte rendu des principaux sujets développés dans le comité SLOC (M. Bätz)

M. Bätz est le représentant ST au SLOC. Cette réunion remplace le SLTC et le SL Performance Committee. Il en détaille le mandat :

thèmes relatifs à l'opération des accélérateurs,
revue des performances,
revue et suivi des problèmes techniques,
études sur les machines,
opération future des deux machines,
présentations ST sur les événements majeurs.

L'agenda comprend généralement :

le rapport d'opération SPS et LEP,
des sujets spéciaux.

M. Bätz évoque ensuite les sujets abordés lors des dernières réunions SLOC :

Avancement des travaux génie civil,
Le déplacement du tunnel SPS dû aux travaux génie civil se cantonne pour l'instant dans des normes raisonnables. La division SL semble attendre les effets mesurables sur le terrain, plutôt que de se fier aux prévisions génie civil.
BA1 : le problème de planning génie civil a été résolu.
La division SL est indisposée par la longueur des travaux sur le système d'accès SPS.

A. Scaramelli demande à M. Bätz d'inviter les spécialistes ST concernés, en fonction des sujets traités.
M. Bätz souhaite également être averti de tous les travaux planifiés.
Il est essentiel que la division ST soit toujours représentée a ces réunions. Les suppléants de M. Bätz sont R. Principe et G. Kowalik.
Par ailleurs le mandat et la composition du nouveau SLTC ont été distribués aux chefs de groupe.

6. Système informatique de gestion financière des chantiers génie civil (K. Skelton)

The civil engineering financial follow-up system provides different types of information:

cashflows: showing evolution of cost for each package and each contract,
tender forecast,
progress of payment,
forecast: variation already known and in the pipeline,
detailled information,
tenders,
proposed variation (until agreed),
claims,
etc.

This system mainly allows to:

point out divergencies,
draw up budget forecast,
identify the reasons of cost changes,
inform the hierarchy.

K. Skelton explains that this system is very flexible and should be exportable in a more simplified version to other ST groups.

A. Scaramelli précise qu'il n'existe actuellement aucun instrument permettant de mesurer le coût du LHC et de donner des réponses précises à la hiérarchie. Grâce à ce système, le groupe CE connaît parfaitement la situation financière actuelle de ses chantiers, de même que les conséquences futures des décisions techniques prises.
Un instrument unique récapitulatif pourrait être mis en place, chapeautant les suivis individuels effectués dans les groupes.

Il a donc été décidé de mettre en place un groupe de travail chargé de trouver un système uniforme pour la division pour un suivi budgétaire de tous les projets, notamment le projet LHC. Ce groupe de travail est composé de : K. Skelton, M. Nonis, J. Senouf et C. Bieri. Il préparera une proposition pour une prochaine réunion des chefs de groupe.

7. Gérer une unité au CERN : présentation des projets de management

Toutes ces présentations s'intègrent dans le cadre de la formation en management "Gérer une unité au CERN". Cet enseignement se déroule sur une année entière, émaillée par trois séminaires, permettant le suivi d'un projet de gestion.

7.1. Optimisation du processus des demandes de travaux (M. Lemaitre) (see transparencies)

7.1.1. Contexte et état actuel

La section travaux (TX) du groupe TFM est chargée de la gestion des demandes de travaux. Elle a la particularité de ne disposer d'aucun budget propre.
L'objectif annoncé par M. Lemaitre consiste à optimiser le processus pour répondre au plus vite et le mieux possible aux attentes des clients.

Le groupe a été restructuré en avril 99 et a fait l'objet en 1999 de 682 demandes de travaux pour 5,4 MCHF.

7.1.2. Objectif à court terme (octobre 2000)

Etablissement de la 'charte de la section' en séminaire avec la totalité du personnel de la section en clarifiant les points suivants :

Quelle est la mission de la section ?
Description des rôles attribue aux personnes impliques dans les travaux.
Déroulement des différentes phases.

En résumé, qui fait quoi, comment et avec quels moyens ?

7.1.3. Objectifs à moyen terme : optimisation du processus des demandes de travaux

Le processus actuel de demandes de travaux permet de mettre en évidence une liste de points pour lesquels des optimisations de méthode de travail sont envisageables :

Nombre de tâches mises en oeuvre dans la procédure (11 tâches).
Durée entre la réception de la demande de travaux (tâche n° 1) et la proposition faite par la personne en charge de la demande - le “pilote”- (tâche n° 6) qui est de 6 à 8 semaines selon la nature et la difficulté du travail demandé.
Exécution d’un devis détaillé par le “pilote” avec le soutien de l’entreprise sous contrat.
Transparence et compréhension par le demandeur du déroulement du processus.
Cinq rendez-vous de chantier nécessaires.

Un recentrage du processus de demande de travaux autour du “pilote” permettrait une meilleure réalisation de la liste de points évoqués précédemment. Ce recentrage pourrait s’effectuer en accroissant le rôle joué par le “pilote”, en faisant une évaluation de l’état de dégradation du bâtiment tertiaire sur lequel il aura à conduire les travaux. Il ne fera intervenir l’entreprise sous contrat que plus tard, et le moins possible lors de l’étape d’évaluation.
La solution permettant l’accroissement du rôle du “pilote” se baserait sur une utilisation optimisée de son expertise humaine que rendrait possible la mise à disposition d’une méthode de “codification par expertise humaine” d’états de dégradation.

Qu’est-ce-que codifier par expertise humaine ?
Le bâtiment tertiaire peut être vu comme étant un ensemble d’éléments distincts. Par exemple l’élément “peinture”, l’élément “revêtement de sol”, l’élément “crépi”, etc. Afin d’estimer l’état de dégradation d’un élément, une échelle de dégradation peut être établie. Elle se composera de niveaux, que l’on appellera les “codes”. [2]
Ces “codes” se présentent sous la forme d’une description imagée de l’état de dégradation d’un élément, exprimée dans la langue de tous les jours.
Par exemple le code A de l’échelle sera choisi comme étant “Bon état. Aucune observation à faire. Seuls les travaux réguliers d’entretien doivent être exécutés.”
Le code B pourrait être “Dégradation moyenne. Le fonctionnement de l’élément est assuré dans l’ensemble. Mais les éléments observés sont d’état médiocre. Il peut y avoir des effets d’entraînement sur les autres éléments.”
Le code C serait “Fin de durée de vie. Les performances ne sont plus assurées dans leur ensemble, voire absentes. L’élément ne peut plus être remis en état. Il doit être remplacé. Il peut y avoir des effets d’entraînement sur d’autres éléments.”
La somme des codifications de chaque élément permet de donner une idée rapide de l’état de dégradation des structures sur lesquelles des travaux seraient à réaliser. Ces estimations seront proches du devis que pourrait établir une entreprise.

La figure 2 donne une idée du nouveau processus de demande de travaux obtenu. La figure met en évidence les points suivants :

Adaptation des travaux en fonction de la demande.
Réduction du nombre de tâches (7 tâches).
Réduction du nombre d’interventions de l’entreprise.
Absence d’exécution de devis par l’entreprise
Absence des métrés et contre-métrés.
Mise à disposition rapide d’une proposition de travaux au demandeur (délais, coûts, description).
Meilleure transparence et compréhension du processus de demande de travaux du demandeur grâce à la mise à disposition de la “signature des travaux”.
Meilleure maîtrise des coûts. L’entreprise reçoit la fiche d’exécution.

En ce qui concerne l'électricité, P. Ciriani explique que le bordereau de prix constitue la base de travail pour le pilote qui doit préparer lui-même l'estimation. Ce point a d'ailleurs été pris en compte dans le nouvel appel d'offres du groupe EL dans lequel un système de prix simplifié a été instauré. J. Senouf et M. Lemaitre se concerteront pour harmoniser et uniformiser leurs systèmes.
Il est essentiel que les pilotes établissent eux-mêmes les estimations. En effet, si elles sont réalisées par l'entreprise, le CERN n'est plus en mesure de gérer ses enveloppes.

7.1.4. Mesures à prendre

M. Lemaitre a pris note de toutes les suggestions émises au cours de cette réunion. J. Senouf lui prodiguera des conseils sur les différents outils à mettre en place.
Les surveillants de travaux établiront eux-mêmes les estimations et une formation adéquate sera organisée à cet effet.

7.2. Building up the Works Section in the ST/CV Group (M. Nonis) (see transparencies)

7.2.1. Contexte

M. Nonis est a la tête de la nouvelle section Travaux du groupe CV depuis septembre 99.
La section est impliquée depuis l'EDR (Engineering Design Review) jusqu'au passage du dossier à l'opération. Ses deux interlocuteurs dans le groupe CV sont les sections Design et Opération. La section Travaux est également en relation avec les autres groupes de la division, d'autres divisions et avec le contractant.
P. Ciriani met en exergue la nécessité des contacts avec la section Design. M. Nonis explique que la section Travaux est impliquée avant la sortie des appels d'offres, pour prise de connaissance et commentaires, au cours des différentes réunions prévues dans la procédure. Il en est de même, plus tard, avec l'opération.
Quelques questions s'axent plus particulièrement sur le suivi des travaux de contrôle. Les systèmes de contrôle échappent à la procédure standard, avec une unité inclue dans la section Design. Le suivi des travaux est alors assuré par la section Design. M. Nonis ajoute que la section Opération analyse tous les dossiers qui lui seront remis, y compris la partie contrôle.

7.2.2. Situation actuelle

De nombreux travaux débuteront en juillet. Contrairement aux habitudes, ils vont s'échelonner sur une très longue période, avec des besoins et des priorités différents.
La section devra faire face à tous ces travaux avec des ressources limitées et peu de procédures existantes.

7.2.3. Objectifs

M. Nonis détaille ensuite les objectifs affichés pour son projet de management :

être efficace à la fois dans les coûts et les délais,
optimiser la charge de travail,
maintenir une polyvalence au sein des équipes,
garder le contrôle des activités : il est important que chacun connaisse les activités des autres et sache où trouver les différentes informations.

7.2.4. Principaux axes de développement

M. Nonis a défini quatre axes principaux de développement :

la structure de la section,
la polyvalence du personnel du groupe pour des question à la fois techniques et de gestion,
une bonne organisation pour chaque projet,
la gestion des relations avec l'extérieur.

7.2.5. Structure de la section Travaux

Les superviseurs de travaux font l'objet d'une répartition géographique par machine et par point, qu'il s'agisse de travaux de ventilation ou de refroidissement (4 pour le LHC, 1 pour le SPS, 1 pour le PS).
Cette polyvalence des surveillants de travaux peut s'avérer plutôt délicate. Mais ils disposent de la spécification technique qui constitue une bonne base pour le suivi du chantier. D'autre part, en fonction des projets, il est toujours possible de faire appel ponctuellement à des personnes expérimentées dans la discipline.
La structure fait apparaître également des coordinateurs de travaux spécialisés.

7.2.6. Outils de suivi et d'information

Une série de réunions ont été instaurées pour permettre un meilleur suivi des projets :

des réunions de section hebdomadaires,
des rapports périodiques mensuels,
des visites de chantier hebdomadaires,
un suivi des projets, notamment du coût, du planning, de l'avancement et des interactions.

7.2.7. Templates

Une série de templates seront élaborés :

communication,
contrôle des plannings et des coûts,
suivi de projet,
manuel qualité,
fiche de fonction.

7.2.8. Planning

Les templates sont en cours de préparation et l'élaboration des procédures qualité a débuté ce mois. Toute la structure de la section doit être en place pour juillet 2000.
A. Scaramelli met l'accent sur les modifications de structure qui vont intervenir au sein du groupe CV avec une baisse d'activité des sections Design et Opération au profit de la section travaux.

7.3. How to prepare the TCR for the LHC era (M. Bätz) (see transparencies)

L'objectif de M. Bätz consiste à préparer la TCR pour l'opération :

pendant le démontage du LEP et l'installation du LHC,
au cours du fonctionnement du LHC.

7.3.1. Environnement

L'environnement est extrêmement changeant, en particulier les partenaires, les équipements et les systèmes de contrôle. De plus, les pannes ont un impact toujours plus important, avec une demande croissante en matière de qualité.

7.3.2. Gains escomptés

M. Bätz se fixe comme objectifs généraux :

une diminution du nombre de pannes,
un recouvrement plus rapide des pannes : dans ce domaine, le rôle de la TCR est très important,
un recours aux actions préventives, plutôt qu'aux mesures correctives,
la satisfaction des opérateurs vis à vis de leur travail,
une optimisation du travail,
une qualité de service mesurable.

7.3.3. Travaux de préparation

Les travaux de préparation s'articuleront autour de 4 axes :

les relations avec les partenaires : mettre en place une convention client - fournisseur avec une définition des obligations et des responsabilités, des services à rendre et du niveau de qualité,
les services et la qualité : définition des méthodes et moyens à mettre en place,
les software : le projet TIM,
la motivation et la performance des opérateurs : structure, formation, optimisation du planning, second job.

7.3.4. Prochaines étapes

Il s'agira ainsi de préparer une description de projets détaillée, de tirer un maximum d'enseignement des autres projets et groupes de travail et d'impliquer toutes les personnes concernées.

7.3.5. Message à l'attention de la division LHC

M. Bätz souhaiterait que toutes les questions relatives à l'opération du LHC soient évoquées dès maintenant. Ceci implique une très grande coopération ainsi qu'une information de la TCR.
Ainsi, quelle que soit la décision au niveau de la salle de contrôle cryogénie, elle aura un impact sur la TCR. En effet, tout système de surveillance de la cryogénie implique un certain nombre d'outils à développer et donc un préavis en conséquence.

Les systèmes cryogéniques comprennent en fait trois niveaux :

le suivi des infrastructures liées à la cryogénie : cette responsabilité pourrait être confiée à ST,
la cryogénie de production : ces systèmes automatiques pourraient être du ressort de ST,
la cryogénie en fond de puits dont la technologie est complètement différente.

La question du vide est également en suspens.

La réflexion doit donc débuter dès maintenant.

Prochaine réunion le 8 mai à 15 h

Sylvie Prodon

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Copyright CERN , modified 24/05/2000

Présents	:	A. Alvarez, J.L. Baldy, M. Batz, D. Blanc, P. Ciriani, J. Inigo-Golfin, G. Kowalik, J. Kuhnl-Kinel, H. Laeger, P. Ninin, M. Nonis, S. Prodon, J. Roche, A. Scaramelli, J. Senouf, M. Wilhelmsson / ST D. Geugnon / PS
Invités	:	M. Lemaitre, K. Skelton / ST
Excusés	:	I. Bejar Alonso, R. Bellone, A. Calderone, E. Cennini, R. Charavay, P. Chevret, K. Foraz, C. Jacot, R. Nunes, R. Parker, J. Pedersen, B. Pirollet, E. Sanchez-Corral, L. Scibile, W. Van Cauter, T. Watson / ST P. Collier / SL