1. Approbation du compte rendu n° 32

2. Matters arising from the last meeting

3. Etat d'avancement du groupe de travail "Politique contrats" (P. Ciriani)

Il évoque ensuite la politique de gestion des contrats. Ce sujet a déjà fait l'objet d'une présentation au cours de deux réunions des chefs de groupe. Les principaux objectifs sont les suivants :

• Définition de la liste des principaux contrats ST pour la maintenance et les petits travaux.
• Mise en place d'une base de données regroupant toutes les informations essentielles relatives à ces contrats. Ce point s'avère extrêmement délicat compte tenu de la diversité des systèmes de gestion des contrats dans les groupes. Cet aspect sera d'avantage développé dans la présentation de B. Jenssen.
• Prise de connaissance des systèmes de gestion et de la situation actuelle des contrats. P. Ciriani s'attache donc à prendre connaissance des différents contrats ainsi que de leur fonctionnement. Ces contrats sont très complexes avec des modes de gestion très différents.
• Elaboration d'un plan de gestion des contrats.
• Mise en place d'un guide de gestion des contrats pour l'automne 2000.

P. Ciriani présente ensuite rapidement l'avancement des différents groupes de travail en découlant :

• Le groupe de travail "gestion administrative" devrait entamer ses activités prochainement.
• Le groupe de travail "Maintenance Managers" avance doucement.
• Le groupe de travail "GMAO" avance selon le programme défini : la migration a déjà été effectuée pour le génie civil du groupe TFM, elle est en cours pour le téléphone et les alarmes, puis viendront l'électricité, les transports (durant l'été) puis le groupe CV. Dès le mois de juin, tous les équipements de la division figureront dans la base de données.
• Le groupe de travail "Exploitation" avance régulièrement : beaucoup de travail a été fait et est en cours.

4. Etat d'avancement du groupe de travail "Gestion administrative" (B. Jenssen) (see transparencies)

4.1. Contrats divisionnaires

4.2. Base de données

• montants autorisés par le Comité des Finances,
• avenants,
• contrat,
• différentes informations financières,
• responsables du contrat, de la sécurité, techniques et commerciaux.

Cette base qui est tenue à jour par B. Jenssen est consultable par tous les responsables de contrat.

5. Etat d'avancement du groupe de travail "Maintenance Managers" (R. Principe) (see transparencies)

• "Opération" (M. Bätz)
• "Support informatique" (B. Vercoutter)

5.1. Mandat du sous-groupe de travail "Opération"

Les domaines d'activités du groupe de travail regroupent :

• la gestion des alarmes,
• les aspects TCR,
• les statistiques de maintenance corrective correspondant aux dépannages. Il s'agit de coordonner les trois rapports établis sur les statistiques de pannes (SL, PS et TCR).

5.2. Mandat du sous-groupe de travail "Codification des équipements"

• recenser les systèmes de codification des équipements existants,
• déterminer le type de codification utilisé : objet ou fonctionnel,
• établir la correspondance entre les équipements et leur position fonctionnelle associée et entre l'ancienne et la nouvelle codification.
• proposer une procédure de réétiquetage si nécessaire.

5.3. Résultats

• Groupe de travail "Maintenance Managers" :
• le manuel d'opération a été rédigé, il doit encore être mis en forme et devrait être publié pour le 31/05;
• l'unification des documents devrait être terminée pour le 31/05;
• une proposition pour les tableaux de bord de la fonction maintenance sera établie pour le 31/05.
• Sous-groupe de travail "Support informatique" : la migration est en cours. Par contre, l'absence de support informatique GMAO dans le groupe CV à partir de l'été se pose comme une difficulté supplémentaire.

6. Etat d'avancement du groupe de travail "GMAO" (B. Vercoutter) (see tranparencies)

6.1. Les progrès réalisés

• La renégociation du contrat avec Datastream s'est effectuée en janvier et février 2000.  Elle a permis l'acquisition du logiciel complet, l'obtention des services d'un consultant et l'organisation de sessions de formation.
• Le planning détaillé des migrations a été élaboré.
• Une demande de modification du programme afin de garantir la protection des données a été transmise à Datastream.
• Une version Web de MP5 (via une connexion ACB) est en phase de test depuis mars 2000. Les premiers essais sont satisfaisants. Cette version devrait donc basculer en production prochainement.

6.2. Les étapes de migration d'un groupe

• réunion de lancement,
• codification et choix des paramétrages,
• validation avec le consultant,
• migration des données et paramétrage,
• formation sur une base de données test et migration des données,
• production et assistance au démarrage,
• procédures opérationnelles TCR pour la maintenance.

6.3. Planning de migration

• TFM/CE : la migration a été effectuée en février et mars 2000; la formation a eu lieu du 20 au 23 mars; il ne manque plus que la procédure opérationnelle;
• EL/TT : le basculement a eu lieu la semaine passée;
• AA : la migration est en cours; la formation est prévue les 8 et 9 juin;
• EL : la réunion de lancement est prévue le 15 mai;
• HM : la migration devrait se dérouler en juillet / août,
• CV : la migration est prévue de septembre à fin novembre.

7. Etat d'avancement du groupe de travail "Exploitation" (M. Bätz)

7.1. Actions réalisées

• Détermination des objectifs des statistiques, ce qui a nécessité :
• l'information des différents partenaires,
• l'automatisation d'un maximum de statistiques via MP5,
• la coordination avec les documents SL et PS.
• Analyse des statistiques en cours à partir des données des groupes et selon les objectifs fixés.
• Définition du contenu du rapport :
• une partie générale tirée des données de TFM avec la maintenance préventive et corrective,
• une partie accélérateur récapitulant le temps d'indisponibilité des machines, en coordination avec les données des accélérateurs. Il s'agira de collationner les données figurant dans un "event report" géré par la TCR qui indique pour chaque panne le temps mis pour réparer l'équipement.

7.2. Etapes suivantes

• Elaboration d'un document explicatif sur l'élaboration et le calcul des statistiques.
• Préparation d'un draft sur les données 1999.

La révision des consignes s'effectuera dans un deuxième temps, après avoir clairement défini les services fournis par la TCR. Des discussions sont déjà en cours avec les groupes EL et CV.
A. Scaramelli considère que l'élaboration des consignes est du ressort des responsables de processus dans les groupes. M. Bätz explique que l'expertise de la salle de contrôle est nécessaire pour générer une exploitation rationnelle. Il est donc indispensable qu'un dialogue se mette en place entre la TCR et les groupes d'équipement.

8. Etat d'avancement du groupe de travail "Templates" (S. Prodon) (see transparencies)

8.1. Mission

• Compte rendu de réunion
• Mémos
• Notes techniques
• Procédures.

8.2. Résultats

Outre les templates demandés, 13 autres templates sont disponibles :

• Demande de clef
• Demande de cylindre
• Fax
• Lettre
• Note de coupure
• Ordre de mission
• 5 procédures projets
• Plan de prévention
• Demande d'étudiant technique

• Ordre de Service de convocation
• Ordre de Service simple
• Procès Verbal de réception
• Avis d'Ouverture de Chantier
• Demande de GSM standard

S. Prodon invite enfin chacun à utiliser ces templates.

9. Etat d'avancement du groupe de travail "Documentation" (I. Bejar Alonso & C. Boyer) (see transparencies)

9.1. Structure générale

• Niveau 1 : catégorie
• Niveau 2 : corps de métier et documents généraux pour tous les groupes
• Niveau 3 : répartition géographique

9.2. Structure projet

• initiation du projet,
• étude de faisabilité,
• phase d'étude,
• phase d'exécution,
• phase d'évaluation.

9.3. Types de documents

• le titre en Français et en Anglais,
• la description du document,
• le template associé,
• la procédure d'approbation associée.

9.4. Système EDMS

• changer les données,
• charger des données,
• approuver des documents,
• faire des commentaires soit généraux, soit ponctuels,
• effacer des documents.

• dans la structure projet : en fonction du rôle et du processus d'approbation,
• dans la structure générale : dans le domaine d'activité et suivant la procédure de contrôle et d'approbation.

9.5. Procédures

• Documents and Parameters Process and Control
• Drawing Management and Control at CERN
• Drawing Process-External Drawing

10. Etat d'avancement du groupe de travail "Plan d'Assurance Qualité LHC" (J. Pedersen)

11. Déploiement du groupe de travail "Gestion de projet" (M. Poehler)  (see transparencies)

11.1. Documents gestion de projets

• le document n° 1 qui donne les règles et procédures de base,
• le document n° 2 qui constitue plutôt un outil de travail avec les annexes communes et les annexes spécifiques aux groupes.

11.2. Objectifs en matière de déploiement du groupe de travail

• mise en application des procédures avec un projet pilote par groupe,
• évaluation du logiciel de gestion budgétaire,
• mise à jour des documents 1 et 2,
• gestion documentaire,
• intégration dans les procédures du traitement des non-conformités.

11.3. Résultats

• des projets pilotes ont été lancés dans chaque groupe,
• un logiciel de gestion budgétaire a été mis en place, calé sur l'outil utilisé par le groupe TFM,
• un gros travail a été effectué ces deux derniers mois sur la gestion documentaire dans EDMS : il a été ainsi défini pour chaque document une procédure définissant :
• l'auteur,
• la vérification,
• l'approbation,
• la diffusion.

11.4. Conclusions

• mettre à jour les documents,
• recueillir l'expérience des projets pilotes,
• donner une unité aux projets de groupe et de division en matière de documents,
• apporter une plus value pour les futures générations de chefs de projet.

12. Déploiement du groupe de travail "Quality Linkmen" (I. Bejar Alonso) (see transparencies)

12.1. Mandat

• aider à la mise en place des procédures qualité dans la division,
• suivre et vérifier l'application des procédures,
• suivre les travaux des groupes de travail,
• faire toutes suggestions ou propositions utiles.

12.2. Programme de travail

• suivre les groupes de travail et d'implanter les procédures en découlant,
• préparer un status report au bout de 6 mois,
• rassembler les procédures définies dans les groupes de travail au sein d'un Manuel Qualité.

• support aux différents groupes de travail,
• préparation de templates pour la procédure projet et premier test pour un projet du groupe EL,
• préparation d'instructions pour utiliser les templates,
• diffusion de l'information sur les procédures d'achat.

12.3. Actions à venir

13. Plans de prévention et Assurance Qualité INB (L. Symons)  (see transparencies)

13.1. Plans de prévention

• les contrats concernés (27),
• les responsables CERN impliqués,
• les partenaires au niveau des entreprises.

Ces plans de prévention, préparés avec l'assistance de TIS, constituent un document contractuel signé par le CERN et l'entreprise. Ils sont ensuite enregistrés dans EDMS sous la rubrique Safety.
Un planning de travail a été établi, de même qu'une définition des responsabilités pour chacune des phases régissant l'élaboration des plans de prévention.

13.2. Assurance Qualité INB

La politique d'Assurance Qualité relative à l'INB est organisée à l'intérieur du CERN avec la structure suivante :

• un officier de liaison avec les autorités françaises : G. Rau, A. Faugier,
• une unité Assurance Qualité INB sous la responsabilité de C. Jacot chargée de préparer :
• un Manuel d'Assurance Qualité : il a été préparé,
• un Plan d'Assurance Qualité : en cours d'élaboration.

• essais / mise en service,
• exploitation,
• évolution,
• rebut / recyclage,
• démantèlement,
• gestion déchets,
• radioprotection.

14. Conclusions

14.1. Besoins

• la gestion financière,
• les templates pour appels d'offres et les Market Survey (ces point sont traités dans le groupe de travail de M. Mottier),
• le rapport de Market Survey.

14.2. Quality Day

Un agenda structuré devra être établi. Il comprendra notamment :

• Point sur les actions entreprises au sein des groupes de travail. Cette présentation d'environ une heure pourrait être effectuée par I. Bejar Alonso, à partir des informations fournies par les représentants des groupes de travail.
• Définition de la stratégie pour le futur.
• Détermination des sessions de formation à organiser. Ces sessions de formation destinées à guider et informer le personnel de la division seront organisées individuellement.